关于职业院校教学档案的管理

职业院校教学档案管理是学校管理工作中的一项十分重要内容，教学档案的规范、完善程度，与各级评估指标体系的评价标准密切相关。档案管理的科学与否，直接影响到整个职业院校教学工作能否合理有序地进行，同时也是衡量职业院校管理水平的一把标尺。

一、职业院校教学档案的分类

职业院校教学档案种类繁多，内容庞杂，按类划分为四大类。

（一）教学管理类。上级教育行政管理部门下达的课程设置，教学大纲、教学质量检查、教学评估等资料，学籍档案、招生计划；各系部根据上级的精神制定的适合本系部的教学制度、办法、规定、条例、守则等文件；各系部结合具体情况制定的专业建设规划；各专业教学计划；各课程的教学大纲；教师工作量的规定与课时计算规定；各学期的课程安排等。

（二）教师业务类档案。主要内容有教师的个人学历、学位证书和相关证明记录材料，教师培训方面的材料，教师晋升专业技术职务评审材料和聘任材料，教师教研情况，包括教学科研成果、成果转化及获奖情况，发表的学术论文、论著、编撰的教材、教学计划、教案等。

（三）实验室建设类。实验室建设的材料及实验室的论证、评估、申报及审批材料，仪器设备的购置计划，报告、安装调试、保修单、移交文件、检修使用的故障记录、使用情况统计等。

二、职业院校教学档案的特点

职业院校教学档案是教学活动的'客观反映和总结，它不同于一般的文书档案，它有如下特点：

（一）内容广泛多样。一方面学校办学规模越来越大，招生形式越来越多样化，办学领域不断拓宽。新学科、新专业不断涌现，使得教学档案的内容也越来越广泛，教学内容越来越丰富。随着专业的增多，多学科互相渗透，交差不断加强，使得教学内容多学科越来明显，与之相适应，档案材料也越来越丰富。

（二）材料来源分散。职业院校教学档案信息来源于教学活动的各个环节和教学活动的全过程，也包括来自上级教育主管部门对教学工作、教学改革和人才方面的培养等方面的指令、规定、条例。同时还有在日常教学活有关领导动中形成的教学档案。信息涉及的部门分散，既上级领导部门、本单位教研室、实验室和教学管理部门等。

（三）归档时间不同。教学档案在年度划分上与其它档案不同。其它档案按年度归档，而教学档案是按学年度进行归档的，归档时间从上一年的9月1日到当年的8月31日结束。

三、教学档案管理存在的问题

（一）档案意识不强。很多职校的教师员工档案意识比较淡薄，对档案的重要性没有充分的认识，特别是大多数教学和教辅人员对教学档案工作认识不足，甚至于对教学档案归档持抵触态度。有的专家、教师认为，教学科研成果是他们自已的心血的结晶，自我保存得相当好，没必要归档；有的教师认为，材料放在自己手中，用起来方便。还有档案管理部门服务意识淡薄，墨守成规。坐等别人上门交档案，很少深入到教学单位去宣传教学档案。应让大家明确档案在学校工作中的重要意义，唤醒教师的档案意识，积极主动的变等收上门指导与催收。

（二）管理体制不完善。在管理体制上，部分职校校院系档案机构不健全，人员安排不到位，经费投入不足，从而导致教学资料管理处于无序状态。在部门规划和工作制度中，很少提及档案工作，既使形成一些文件材料，也因为没有相应的管理制度，缺少统一可执行的标准，从而导致教学档案的分类、整理处于混乱状态。

（三）教学档案信息资源开发力度不够。教学管理内容的信息化程度不高。传统的职校教学档案基本上都是以纸质档案为主，占用了大量的库房空间，管理成本高。另外，教学日常管理的材料存档不全，各院系之间的档案难以进行交流。这些导致了教学档案信息资源难以实现共享。

四、职业院校教学档案管理工作的开发建设

（一）加强教学档案管理制度的开发建设

职校的教学管理部门应根据国家的有关档案法规和学院的实际情况，建立健全教学档案管理工作的各项规章制度，把档案建设工作列入学校工作计划，并建立有效的监督管理和激励机制。逐步做到“三纳入”、“四同步”，即把档案管理纳入院系工作计划、管理制度和教师的职责范围，在布置、检查、总结和验收各项工作的同时，也布置检查总结和验收档案工作。教学档案是教学实践活动的真实纪录，是进行教学研究必不可少的素材，只有依据可靠的教学档案作为研究依据，才能对教学的特点进行定量和定性的分析，挖据科学、有效的教学方法，从而最大限度地提高教学质量。

（二）加强教学档案编研工作开发

加强教学档案的编研工作，有利于开发档案资源，发掘档案的潜在功能。学院档案管理人员应重视发掘教学档案内容的工作，及时对教学档案信息进行分析、研究、筛选、加工、编篆，把原始的、分散的、零碎的、静态档案变成专指的、系统的、活的档案信息，并及时准确地传递出去，以供学校师生和社会使用。此外，科学系统地做好编研工作，还可使档案充分发挥其潜在的价值，为撰写校史，调整专业设置，分析学生毕业分配形势，丰富教学和教研活动等提供有力依据。

（三）加强教学档案管理队伍建设

从当前形势来看，拥有一支既懂档案知识，又懂教学管理并能运用现代化手段的教学档案管理队伍是做好教学档案管理工作的关键，职校应当配备专职的教学档案管理人员，并对其进行档案专业知识培训，使他们掌握档案工作的基本知识和专业技能，计算机和网络技术知识培训。同时，档案工作者在实践中要解放思想，实事求是，与时俱进，不断提高他们的业务水平。

（四）实现职校教学档案管理现代化

实现职校教学档案管理信息化，是提高职校教学档案管理效率的必由之路。伴随着科学技术的迅猛发展，计算机应用技术的普及，校园局域网的建立，都为教学档案管理的电子化、网络化和现代化奠定了基础。职校教学档案管理工作要与时俱进，改变传统的管理模式，将死档案变成活档案，将文字档案变成电子档案。以光盘和网页等形式鲜活地显现给更多人。因此，教学档案管理者有必要了解和掌握先进的管理知识，不断学习和更新现代化管理经验。