如何提升办公室秘书公文写作能力
摘要 秘书的工作不仅仅是处理有关文书的日常工作,还会协助机关掌管文书,所以综合的来说办公室秘书的主要任务还是撰写文稿,所以写作能力是基本功,因此提升办公室秘书的公文写作能力就显得非常必要了。秘书主要为领导服务,所以秘书的工作紧密联系着公司的机关高效运转。
随着中国社会的不断发展,现代化的进程在不断加速,所以各行各业的竞争压力越来越大,与此同时各大企业的总裁工作也会越来越繁忙,那么,如何帮助公司领导分担任务就是一项非常重要的活动了。分担领导工作,辅助和安排领导日程是一个秘书的职责。而公文写作又是办公室秘书的主要日常工作之一,而且在秘书这份职业中会经常书写公文。文章针对如何提升办公室秘书公文写作做出了思考与探讨。
一、公文的初步概念
公文主要是指党政机关或者公司内部的书面命令,是辅助公司进行运行管理的凭证,并且具有法律效力。该公文不单单在公司使用,党政机关也同样会用到公文来发公告,属于一种书面通知。公司的领导人主要根据公文来执行对公司的管理,写作公文的主要目的就是帮助相关机构的管理与运行,是公司管理的一种重要手段。公文作会有很明显的要求,内容非常明确,比如支持表扬或者贬低批评某些方面都会在公文中有明显显示。
二、提高秘书公文写作的原因
提高秘书公文写作不仅仅是当下社会发展的需要,还是相关企业工作能够顺利开展的需要,还是服务上下的需要,最后就是自身提高能力的需要。
(一)社会发展的需要
秘书这个职业其实很早以前就有,但是随着社会的不断进步,中国企业在世界上的地位越来越高,秘书这个职业又有了新的内涵。而且秘书这个职业的重要性是不容忽视的,渐渐地走进人们的焦点视线。有的人对于秘书的工作产生一种误解,认为秘书不过是送茶递水,传递文件,简单的打几个字,善于人际交往的人就能够胜任秘书这一职业。其实不是,秘书不仅仅要进行贵宾的接待和沟通,根据当代社会的发展趋势,优秀的公文写作能力也是必不可少的能力。
(二)开展工作需要
公文的写作和行文要求都是比较严格的,在很多企业用人单位和执政机关都发挥着及其重要的作用,从大会召开前的准备工作一直到开完会的向上级汇报工作,都要以公文的形式上交给领导,其次还有,年终员工的工作效率总评,以及优秀员工的评选,奖金的下发制度,都要通过公文的形式下发到个体。所以,用人单位工作开展的是否高效迅速,跟公文写作的有很大关系。
(三)服务上下
服务上下的意思就是,秘书不仅仅是要给领导汇报工作,反馈信息,同时还要下发通知,联系相关部门做好工作,沟通好之后分配任务,当然这些都是要根据公文来执行的,秘书起到了上传下达的作用。
(四)提高自身需要
实际情况下,提高书写公文能力,是很锻炼人的能力的,不仅可以汲取广泛的.知识,还能开拓视野,从各个方面获取动态及时的消息,还能够提升一个人做事的条理性、计划性。在写作的过程中还能够提高思维能力,从多个视角考虑问题。
三、培养方法
至于如何提升办公室秘书书写公文能力,可以从以下几个方面考虑,首先写公文时选用的材料必须真实,其次主旨必须要明确,最后就是公文的结构必须完整。
(一)材料真实、有价值
办公纸秘书所搜集的材料可以分为很多类,历史材料、现实材料、理性材料、感性材料等,虽然搜集材料是为了写作,但是也是有一定的意义。公文的写作第一就要求必须绝对真实,绝对不允许可以的编纂内容。必须根据实际情况报道,所以在收集材料的时候要注意信息的真实性。其次要注意,写公文必须要具有说服力,能够让用人单位的员工认可。除此之外,还要看公文需要的内容是什么,根据要求来写。
(二)主旨鲜明
对于一篇优秀的公告来说和优秀的文章是一样的,都有自己的中心思想,要表达出主要的态度和内容。公告必须符合实际情况,根据党的基本原则,社会主义现代化道路来写公告。公告完成时要让读者立刻明白主旨。
(三)结构完整合理
其实公文的结构就是为文章的主旨服务的,也可以换句话说就是谋篇布局。这里所提到的公文合理性要求,内容与主旨相契合,所以要求秘书在书写公文时,认真的搜集资料,避免出现文不对题的情况。文章前后都要安排合理,详略得当,突出主旨。即使搜集的材料不同,也要主旨相同,尽可能的搜集互相之间有联系的材料。一般的格式就是开头、主体、结尾,更应该注意结构和内容的统一性。除此之外,一般的公文都有固定的格式,所以注意不要丢掉要素。
(四)语言准确
在写公文时一定要表明自己的观点,不用含糊的词语,不说虚假的内容,语言是组成公文的主要形式,所以语言必须准确、真实。无用自、多余字要反复检查删除后,才能正式发布公文。
(五)具体方法
对于办公室秘书来说,要多学多记,多看书,多搜集资料。在保持原有写作优点的基础上,提出新的想法和观点,梳理树立创新思维,提高自己的学习意识。而且要多多练习,找到不足,最好可以每天都有进步。
四、结语
综上所述,写作能力可以提高一个人的综合能力,不仅在工作中效益高,还能不断提高自身修养。
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