浅谈计算机技术在办公自动化中的应用
引言:计算机技术是办公自动化实现决策效能的核心,其功能体现在计算机的硬软件设施上,办公自动化运行的环节离不开计算机的设施,两者相辅相成,共同促进。深度掌握计算机技术在办公自动化中的应用,能够减轻工作重量,提高办事效率的总水平。
一、计算机技术在办公自动化中的重要性
计算机技术是对信息处理和收集的一个过程,随着信息社会的深入,企业对办公水平不断的要求高质量化。办公自动化作为优化工作质量的载体,其工作内容必须准确、及时的.采集企业所需的信息,科学的处理,才能使企业在市场竞争中稳占先机,提高企业的综合效率。办公自动化以工作人员的技术为主导,运用计算机及通讯技术相结合,形成多样的办公模式,具有方便快捷、综合开放及办事效率高的特点。它通过收集信息资源,建立企业内部资源共享机制,从而全面提升计算机技术的应用效果。
二、计算机技术在办公自动化中的应用
(一)构建信息发布平台。企业在进行办公自动化工作时,可以利用计算机技术构建网络信息交流平台,发布企业的综合信息,使信息的流通快速准确,同时需要工作人员积极配合,对企业信息及时采集和处理。比如,在企业的内部网站上开发企业内部员工论坛,将员工的工作状况和工作内容等发布在论坛中,相互交流,吸取工作经验并要求员工在论坛中发布工作心得和对工作的建议,提高员工的整体工作效率,有利于企业的正常运营;企业还可以开发信息对外流通平台,使客户或同企业能出初步了解本企业的经营特点,掌握本企业的基本信息。另外,企业还可以利用计算机技术构建企业内部员工的资料信息平台,将员工的通讯率和基本信息发布到企业内部网站,从而提高办公自动化的工作水平。信息发布平台的构建,能及时查阅外部和内部的信息反馈,增强企业对外信息交流的进度,提高企业在市场中的竞争优势。
(二)强化文档管理。在进行文档管理时,企业可以利用计算机网络系统深度完成文档的批复工作。其操作过程由工作人员结合实际工作要求合理完成。对文档操作的过程、时间、修改和审阅痕迹及操作人的姓民进行保存,方便日后查阅。文档操作完成后,对文档进行管理,管理方可分为拟办方和承办方,可以根据文件的重要程度进行安置,然后制定查阅权限,防止员工对文档信息的更改。在文档管理中应用计算机技术,能够方便文档检查,保证信息的共享。另外,计算机技术运用在在文档使用的软件上,数据、文字、表格的处理是办公自动化工作的重要组成部分,既能快速的对文档进行更改和编辑,还能为文档提供大量的信息,保证文档的制作的专业性。计算机技术将纸质文档转变为电子文档,具有保密且不易丢失的效果,通 过对企业的文档建立安全的文档管理数据库,加强自动化文档管理的水平,提升工作人员的工作效率。
(三)优化工作流程。企业的工作流程离不开计算机技术。企业在办公自动化工作过程中,可以协调部门和岗位之间的工作内容,促进企业人才的综合利用率,部门间的工作内容且具有固定的操作特点,应严格按照工作流程办事,对工作流程进行实时的监控,保证工作的真实性。比如,企业运营过程中公告的拟定、请示、审批及发放等,工作内容相对固定,为了降低工作人员的操作失误,可以利用计算机技术制定自动化的工作流程,合理安排资源。
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