文化和技术秘书学教材品质提升的两翼论文

近年来，出版了不少秘书学教材，其中不乏优秀之作。但通观秘书学教材，质量方面确也存在一些不足之处。例如，在秘书专业技能部分，办公设备操作、印章防伪和信息保密等知识体系陈旧、技术含量远远落后于信息时代秘书工作实践要求；在秘书文化部分，虽论及了中外秘书制度、秘书机构、秘书职业的起源等，但也只是在秘书史部分一带而过，没有在秘书的时间管理、秘书接待、写作交际等工作领域一以贯之。“人文教育和科学教育的融合是社会发展的要求，是当代教育的一大趋势，是全面推进素质教育的需要。”①秘书学教材的水准要上一层楼，就必须汲取相关学科的前沿成果，整合技术和文化，真正拓展广度和深度，实现质的飞跃。为此，笔者研读了近5年来12册秘书学高校教材，并重点参照了《秘书国家职业资格培训教程》（2006年版）和陆瑜芳著第十九次印刷的获奖教材《秘书学概论》。依据上述教材，结合保密学、符号学等理论，本文具体从以下三个方面展开论述。

一、关注相关学科，引进最新

技术，提高工作效能本文所说的技术是指具体的、可操作的行为和方法，是关于如何实现从已知状态向目标状态转化的知识。具体到秘书工作而言，技术主要是指在办公自动化系统中，对硬件设备、软件、网络及其外围工具的操作、控制和维护。

本文主要以印章管理为例阐述引进新技术的重要性。现在许多秘书学教材，对印章颁发、启用等均有详细的介绍，而对印章防伪没有提及。

事实上，近年来伪造印章欺诈的案件逐年上升，秘书应保持警觉意识，一旦发现可疑文件必须认真开展辨伪鉴定工作，避免造成重大损失。

“秘书可以吸收公安管理学中的最新知识，采用预置标识、信息互证、技术鉴定等方法做好印章防伪工作。”②这些操作起来并不复杂，如预置标识，就是在印章刻制的时候，要求制作商预先设置特殊字体、特殊痕迹。秘书可以使用光敏和热敏印油等高科技产品，且定期轮换，这样在光线照射和加热情况下就可以显示特殊外观变化，从而辨识印痕真伪。

秘书学教材在办公自动化操作方面，还可以引进速录和电磁干扰保密技术；在档案管理中，可以引进非线性检索技术；在大型会务管理方面，可以引进“计划评审法”进行微机项目管理等。这些可以大大提高学生信息保密、信息分享和工作协作方面的技能。编写秘书学教材时及时引进这些知识，有助于学生与时俱进，汲取相关学科的源头活水，紧跟秘书工作的实际需要。

二、遵循修辞规律，运用文化

符号，提升文化魅力本文所谓的文化是指精神文化。精神文化以符号系统为主要载体，代表一定群体的人文关怀、价值取向、伦理观念、理想人格、审美情趣等精神成果的总和。秘书学教材应在传授秘书知识、技能的同时，潜移默化地传播精神文化。例如，日程安排是秘书的常务工作之一，笔者所选取的12册教材中均有涉及。陆先生的《秘书学概论》和《秘书国家职业资格培训教程》中都比较详尽地介绍了时间管理的原则、内容、程序等知识，陆先生还提到了使用台历和备忘录等时间管理工具③，国家职业资格培训教程还提出了时间管理的ABCD法则④。

这些处理时间的方法和原则具有普适性，针对的是事务的处理；而处理好时间还必须“对人”，即要契合不同对象的文化差异，正确解读和书写文化符号，进行文化的双向认同。为此，教材至少应从以下方面加以改进。

首先，教材应运用文化符号，传达人文关怀。意大利著名哲学家、符号学家艾柯（Eco）对符号的定义是：能用来明确指代某一其他东西的一切指号。”⑤任何物体，无论语言、文字、图形、动作还是生活用品都可以成为符号，因为它们在一定的语境中都具有“明确指代”的意义。因此秘书的'日程安排、办公室环境优化等，不仅是事务本身的处理，更重要的是传达特殊的符号意义。例如，从技术的视野看，时间是匀速流动、质量同一的存在方式；

但从文化符号角度看，时间具有丰富的表达意义。“在安排庆典、开业、展会等重要活动时，应选择特定文化视野中的良辰吉日，开展七夕舞会、重阳敬老、中秋赏月、清明郊游等活动。这样不仅可充分体现主办方对参与者的心灵慰藉和美好期许，而且能利用节庆时日的非物质文化遗产，把现实交际布置在醇酽的文化语境中，产生顺时应人的良好效果，给人留下岁岁今朝的美好回忆。”⑥因此，秘书在处理事务时，不仅要考虑流程、效率、成本、组织制度等技术性因素，而且要考量事务处理所达到的沟通意义或情感效果。

其次，遵循修辞规律，实现文化的双向认同。怎样在事务处理过程中体现情感关怀？美国著名新修辞学家肯尼斯·伯克认为，修辞成功的根本是在情感、利益和对立面上的认同⑦。秘书在安排日程时，选择在建交五周年的日子邀请对方重访，这种日期安排本身就是一种文化认同，表达了对彼此友谊的珍视。当然，不仅日程安排如此，在秘书接待、会务安排、礼品馈赠等活动中都应正确表达文化符号，促进文化认同。1986年英国女王伊丽莎白二世访华前夕，女王的秘书团队认真研究了中英交流史，选择了一件特别的外交礼物。当时，女王向先念主席赠送了一封迟到390年的信———英国女王伊丽莎白一世在1596年写给明朝万历皇帝的一封信，这封信表达了英中两国之间贸易能得到发展的愿望。当时由于信使遭遇不幸，那封信一直没有送到。这封迟到的信件认同了中英两国友好往来的美好愿望，寄托着对愿望成真的深深祝福，因而令先念主席非常感动。

只有在认同对方的同时也让对方认同自己，才能在沟通中获得精神上的共鸣，建立长久的合作关系。在秘书的办公室环境优化中，陆先生的《秘书学概论》和《秘书国家职业资格培训教程》都提出了安全、美观、协调等总体要求，但是均没有提出文化表达和文化认同的概念。文化符号的表达无处不在，通过办公室的艺术雕塑、名人字画、人物合影、光荣榜、规章制度展示等多个环境元素，可以展示自身的组织文化。一个团队特有的制度严格、团结奋进、勇于争先的精神风貌，一个团队的美学修养、社会人脉、思想境界都是组织的财富，是一种弥足珍贵的软实力，在凝聚力量、促进合作，赢得社会竞争中将发挥重要作用。

三、以史为鉴，以人为范，

促进技术和文化的融合以史为鉴，促进秘书专业技术与秘书精神文化的融合。秘书的保密工作非常重要，但目教育与培训●●41SECRETARY’SCOMPANION2013年第6期前的秘书学教材仅仅停留在保密重要性、保密制度等知识的介绍方面。这种专业知识体系的缺漏是非常危险的。现代窃密者往往掌握先进技术和专业设备，严峻的形式倒逼着文秘教育者必须与时俱进，在教材中引导未来的“秘书综合运用文本限制、文本隐藏和文本加密等策略，真正有效地做好保密工作”。

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文本限制是让尽可能少的人接触文本，文本隐藏就是让窃密者找不到文本，文本加密就是让窃密者即便找到文本也看不懂文本内容。尽管这种技术处理的逻辑链是严密的，但在实际保密工作中远远不够。

联系我国公文保密的历史，不难发现文件保密不仅涉及文本，还涉及保密制度、人员、机构、文种等众多因素。而这在我国历代保密制度中都有提及。“历代建立的专门的保密制度使公文的保密性得到了保证，从而为统治者提供了宝贵的治国经验，也为各代的典籍制定提供了完整的材料。”⑨中国古代兵书《六韬·龙韬》记载，西周时期曾用物体长短表示某种意义的“阴符”，还运用“阴书”方法将一份文件拆分成三个部分分别传送进行保密。这些保密技术对现代文本编码和分拆隐藏仍有启迪意义。在教材中引进保密工作的历史文化，可以把当代的保密技术放置在历史发展的系统中观察，更易于把握秘书工作的规律和时代趋势；可以以史为鉴，避免犯类似的错误。

以人为范，促进秘书专业技术与秘书人文素养的融合。绝大多数泄密事件的发生并非技术落后或制度不完善所致，秘书职业道德和社会责任的缺失是重要原因。长期以来，秘书教材缺少对职业道德应有的强调，即便有相关章节也只是教条式陈述，很少有教材凸显秘书人物在职业教育上的示范作用。如果金融学教材中没有巴菲特，电影学教材中没有斯皮尔伯格，中药学教材中没有李时珍，那将是非常大的缺憾。这种没有“人”的教材，在秘书界还真是不少。事实上唯有“人”才是至为珍贵的教育教学资源。把严守机密，“不言温室之树”的汉代大臣孔光，忠言直谏、辅弼盛世的魏征，绍兴师爷王祖辉以及现代著名秘书陈布雷和胡乔木等著名秘书人物引进教材，可以避免职业道德教育的枯燥说教。他们独特的职业魅力，既可以充实学生的精神生活，使学生在感悟、体认、欣赏乃至享受职业学习中获得学习的兴趣和意义，也可以使学生见贤思齐，实现由求业目标向献生目标的飞跃。他们身上所体现出的“传统文化的涵养熏陶对于文秘工作者身心的全面发展，对文秘工作自身的建设都有积极意义，特别是对有志于献身文秘事业的文秘专业学生有着特殊的价值”。

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总之，技术和文化是教材质量提升的双翼。秘书学教材就应汲取最新科研成果，拓展教材知识的深度和适用度，使教材紧跟社会实践的步伐。教材如过于强调技术性，就成了操作内容刻板罗列的工具性操作手册。秘书学教材只有实现技术性与文化性相结合，才能在培养学生职业技能的同时，提升学生的职业道德和人文情怀，使学生成为一个既能做事又会做人的有人情味的人。

注释：

①刘晓明，张江林.技术型人才“文化准备”的定位与实施［J］.中国大学教学，2005（8）.

②郭炎武.秘书的印章防伪工作［J］.秘书，2010（3）.

③陆瑜芳.秘书学概论［M］.上海:复旦大学出版社，2008.

④刘康，陈李翔等.秘书国家职业资格培训教程（四级秘书）［M］.北京:中央广播电视大学出版社，2006.

⑤贾玉新.跨文化交际学［M］.上海:上海外语教育出版社，1997.

⑥郭炎武，彭秀海.论秘书时间管理工作中的文化调谐［J］.

秘书之友，2011（2）.

⑦鞠玉梅.肯尼斯·伯克新修辞学理论述评:关于修辞的定义［J］.四川外语学院学报，2005（1）.

⑧郭炎武.机要文本的保密策略［J］.秘书，2012（12）.

⑨王舒雅.浅窥历代公文的保密［J］.档案学通讯，2008（6）.

⑩周锋.论传统文化对文秘人才培养的启示作用［J］.人力资源管理，2013（1