要学会用公司办公电话系统
如果你被要求去接电话,不管是偶尔一回还是你工作的一部分,都不要去抱怨。要尽可能地询问打电话的人有什么需要帮助的,通常他们会是公司的客户。如何接听客户的投诉和抱怨是非常重要的。问一下他是否要留言,并且仔细地做记录,这是一种尊重人的表现。费时间确认对方名称的.拼写和他的电话号码会给对方留下一个好的印象,而不是令人反感。
永远都不要对打来电话的人说“我不知道。”相反地,要尽量地给对方一个答复,或者对他说你会马上找人来讨论这件事。然后,你要尽可能快地给他答复。不管怎么样,你都不要把电话转给你认为可能知道答案的人。一旦遇到了需要你去解决的问题,一直负责下去,直至问题有了答案或答复。搪塞拖延只会给你留下一个不好的形象。如果答复他需要较长的时间,你应该让她放下电话,说你会给他打回去。记住,如果你让对方不要挂电话,应该先对她说一下。
如果对方提出的要求对你或者公司来说是非分的或者过分的,不要很自然地说:“不,你的要求我们不会满足的。”你应该说:“这个我不能肯定,我弄清楚了再打给你,好吗?”即使答案仍然是“NO”,客户也会觉得你做过了努力。
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