办公室接听工作电话,有哪些礼仪要遵守?
打电话应该遵循什么原则,三分钟通话原则。正常情况下,每次通话总时间不应超过三分钟,一般来说,说话的时候要有意识地简化内容,尽量做到言简意赅,在许多国家,这一原则要求公务员作为一种制度来遵守。铃不能响三次的原则。打电话和接电话的礼仪,当电话铃响两次时接电话。不要拖延。拿起话筒先打招呼。
如果电话铃响四次,拿起听筒说对不起,让你久等了。这是一种礼貌的表达,可以消除久等的不愉快感。如果电话内容很重要,要做好电话记录,包括公司名称,来电者姓名,通话内容,通话日期和时间,对方电话号码。电话的开场白会直接影响客户对你的态度和看法。注意使用礼貌用语,打电话的时候,说话要和蔼,说话要清楚,就是不要摆架子,不要吞吞吐吐。
打电话时,礼貌地问现在方便说话吗。考虑彼此的时间。一般来说,晚饭后或休息日下午打电话回家比较好,因为这些时间比较自由,适合出差。打电话和接电话时,如果对方还没有离开,不要和别人谈笑,也不要用手。尽量不要在办公室打私人电话。如果你在办公室接到私人电话,尽量缩短关机的主动时间或将其置于震动静音状态。
在转接客人或主管的电话时,必须询问对方的姓名和单位。几次之后都没人接,所以每次都要对对方说对不起,请稍等。当你知道对方的来历和意图后,不要先挂断,请示后再处理。会议中客人或老板接电话时,向对方说明客人或老板正在开会,礼貌地询问对方是否需要留言。如果有留言,要按照电话备忘录的要求记录下来。如果对方坚持要谈话,就要写下自己的基本信息,让对方稍等片刻。
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