关于写E-mail的格式是什么
E-mail仅是一种交流工具,并不是非它不可。如果可以通过别的方式来沟通,不妨尝试其他,如:会议沟通、电话沟通或纸质沟通。
明确检查邮件的时间,如:什么时候、隔多长检查邮箱等。
养成标注邮件的习惯,如:已经阅读过但尚未处理的邮件,如重要邮件等。要给大脑减负。
写作语言不要很随便,尽管它没有商务信函那般正式。
写E-mail的格式:
日期(右上角)
称呼
开头
正文
结尾问候
签名
称呼
不熟悉或者不知道对方姓名的可以写:Estimado/a/os/as 或者Muy seor/a mío/a。
不想写的很正式的话可以写:Buenos días问个好。
想写的亲切些可以写:Querido某某。
给老师的话是: Querido/a profesor/a,或者 Estimado/a profesor/a。
开头
开头一般不直接进入主题,先寒暄几句,如果是回对方的话以“En respuesta a …”开头。一般要写写信的原因,可以以“Debido a …”或者“Le envío esta carta porque…”开头。
正文
开始写主要内容,常用到的词如:另外(además),因此(de esta manera 或 por este motivo)一般在写结尾前会另列一行,写一句 Quedo a su disposición para ampliar cuanta información estimen necesaria(如有任何问题请随时与我联系)。
结尾
正式的:Reciban un cordial saludo 或者 Les saludo cordialmente
不想太严肃又想表达友好的:Un saludo
给非常请的'朋友或爱人:Besos
给熟悉的朋友:Un abrazo
签名
写上自己的全名,如果是公司的话,写上你的职位。
邮件管理
1、直接X掉的邮件
邮件内容跟你的工作职责没有直接联系或者是相冲突。
跟你有间接关系,但你不确定要如何回复的邮件。
没有明确表示要让你做什么的邮件(无意义的邮件)。
适合采用直接沟通的交流方式的邮件。
已经解决过问题,但再次询问的邮件。
内容不完整的邮件。
来历不明的抄送信息。
2、阅读邮件
发件人是直接还是间接发给你的。
发件人是否在邮件中表达期望你答复的意愿。
邮件内容主旨是否清晰。
信息跟你是否相关。
打开附件先杀毒。
3、回复邮件
及时回复是给对方最好的尊重。
理想的回复时间是2小时内。
自动回复慎用,避免成为别人的垃圾邮件源。
要有针对性的回复。要区分单独回复和全体回复。
避免反复讨论同一个问题,如有这种情况,改用电话沟通。
有技巧地控制邮件的往来。如,提醒“无需回复”、“已经办妥”。
4、邮件过滤
善用邮箱过滤系统,避免收到垃圾邮件。
对垃圾邮件拉黑标注。
使用搜索功能,筛选邮件。
星标邮件,避免忘记。
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