年会邀请函的写作格式
邀请函用于会议活动时,与会议通知的不同之处在于:邀请函主要用于横向性的会议活动,发送对象是不受本机关职权所制约的单位和个人,也不属于本组织的成员,一般不具有法定的与会权利或义务,是否参加会议由对象自行决定。举行学术研讨会、咨询论证会、技术鉴定会、贸易洽谈会、产品发布会产等,以发邀请函为宜。而会议通知则用于具有纵向关系(即主办方与参会者存在隶属关系或工作上的管理关系)性质的会议,或者与会者本身具有参会的法定权利和义务的会议,如人民代表大会、董事会议等。对于这些会议的对象来说,参加会议是一种责任,因此只能发会议通知,不能用邀请函。学术性团体举行年会或专题研讨会时,要区别成员与非成员。对于团体成员应当发会议通知,而邀请非团体成员参加则应当用邀请函。
的基本内容
的基本内容与会议通知一致,包括会议的背景、目的和名称;主办单位和组织机构;会议内容和形式;参加对象;会议的时间和地点、联络方式以及其他需要说明的事项。
的结构与写法
1.标题。由会议名称和 邀请函(书) 组成,一般可不写主办机关名称和 关于举办 的字样,如:《亚太城市信息化高级论坛邀请函》。 邀请函 三字是完整的文种名称,与公文中的. 函 是两种不同的文种,因此不宜拆开写成 关于邀请出席 会议的函
2.称呼。邀请函的发送对象有三类情况:
(1)发送到单位的邀请函,应当写单位名称。由于邀请函是一种礼仪性文书,称呼中要用单称的写法,不宜用泛称(统称),以示礼貌和尊重。
(2)邀请函直接发给个人的,应当写个人姓名,前冠 尊敬的 敬语词,后缀 先生 女士 同志 等。
(3)网上或报刊上公开发布的邀请函,由于对象不确定,可省略称呼,或以 敬启者 统称。
3.正文。正文应逐项载明具体内容。开头部分写明举办会议的背景和目的,用 特邀请您出席(列席) 照应称呼,再用过渡句转入下文;主体部分可采用序号加小标题的形式写明具体事项;最后写明联系联络信息和联络方式。结尾处也可写 此致 ,再换行顶格写 敬礼 ,亦可省略。
4.落款。因邀请函的标题一般不标注主办单位名称,因此落款处应当署主办单位名称并盖章。
5.成文时间。写明具体的年、月、日。
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