会议的安排方式和座次安排
(一)安排方式:这里有几种方法来处理会议的团体住宿,最简单的方法是由与会者自己安排宿,但是更有效和考虑经济利益来说最好是由主办单位预定房间,如果不事先保留房间,会产生下列问题:
1.遇到旺季,饭店可能将房间卖出,这样会迫使与会者住在距离会场较远的地方。
2.与会者可能拿不到优惠价格,因为个人无法有讲价的能力。
3.会场租金可能较高(如会场也在饭店),通常饭店以预订房间数多寡来考虑场租可否讲价。
(二)住宿程序:一旦预订的房间决定后,决定用哪4种基本住宿程序是你需要的:
1.告诉饭店所有与会者住宿经由团体(主办单位)订房卡或申请表为凭。
2.告诉饭店所有订房以主办单位的住宿表为凭证。
3.经由专业会议服务公司代为处理。
4.经由主办单位的住宿组人员负责。
(三)预定会议住宿的`方式:会议期间可能需要大量的房间,这些都必须事先预订,否则会造成住宿方面的问题,特别是遇到旺季,可能找不到房间可以住,在此针对会议住宿的方式分别作说明。
订房卡:如果会议需要住宿的人数不多的话,可以直接向饭店或会议中心索取订房卡,是免费的。主办单位随同会议通知寄上订房卡再由与会者直接向饭店订房。
这份订房卡或申请表亦可按照基本格式事先印制,在印制前先做一份草案请饭店核对房价、订金等事项是否有误,通常饭店会希望注明如果订金没有收到前无法确认,另外也可以注明有任何税金或服务费。
另外还有一点也很重要,就是强调订房截止日,以鼓励与会者尽早预订。截止日的订定是与饭店在签订合约前同意的。
住宿单:住宿单通常使用在小型会议,由主办单位支付房间费。将一份表格寄给你邀请的人,要求他填写陪同人员名字,希望哪种房间,抵达与离开日期,将表格资料填在住宿单中给饭店,并告诉饭店收款方式,内容包括:
1.注明房间服务费和税金由个人或是邀请单位支付。
2.注明杂费由谁负责(如在饭店餐厅用餐、洗衣、电话费等)。
3.房间只保留到抵达日的下午6时,还是由邀请单位全权负责。
4.要求饭店在寄上确认信前,先由邀请单位核对后再分别寄给他们。
一旦房数被确定后,住宿局/观光局会提供你一份饭店资料,让你参考与选择,然后再由主办单位与饭店业务代表谈房价。
如果可能,最好实际去看一下使用饭店房间的设备,这不但有助于你房价的讲价,同时提出一些与会者可能会问的问题,请饭店人员答复,同时也可以了解饭店预订作业和前台服务情形。
特别预订:有些会议筹办人在所有预订房间中保留数间给特定的人或团体,并给予特别处理,例如:总计预订400间,40间为vips(贵宾)使用,其余360间为与会代表,使用特别预订是因为有些记者和参展商都要特别小心接待。
-
西游记作文300字(必备9篇)
无论是在学校还是在社会中,大家或多或少都会接触过作文吧,借助作文可以宣泄心中的情感,调节自己的心情。写起作文来就毫无头绪?以下是小编帮大家整理的西游记作文300字9篇,希望能够帮助到大家。西游记作文300字篇1《西游记》是一部长篇小说,也可以播成电影放映。放映...
-
《一个中国孩子呼声》评课稿
作为一名老师,常常需要准备评课稿,评课有利于帮助和指导教师不断总结教学经验,形成教学风格,提高教育教学水平。评课稿应该怎么写呢?下面是小编帮大家整理的《一个中国孩子呼声》评课稿,欢迎大家分享。《一个中国孩子呼声》评课稿13月2日下午,我校的部分教师和“领雁...
-
西游记续写作文优秀[6篇]
在平平淡淡的学习、工作、生活中,说到作文,大家肯定都不陌生吧,作文是从内部言语向外部言语的过渡,即从经过压缩的简要的、自己能明白的语言,向开展的、具有规范语法结构的、能为他人所理解的外部语言形式的转化。如何写一篇有思想、有文采的作文呢?下面是小编为大家...
-
四年级听课评课稿范文大全7篇
作为一名教职工,时常需要用到评课稿,通过评课,可以把教学活动的有关信息及时提供给师生,以便调节教学活动,使之始终目的明确、方向正确、方法得当、行之有效。那么评课稿应该怎么写才合适呢?以下是小编整理的四年级听课评课稿范文,供大家参考借鉴,希望可以帮助到有需要...