如何杜绝时间浪费,把会议开得更高效?
会议,是我们工作中不可缺少的一部分。大到公司年会,小到例会。十几个人一个会议室,你三言我两语,来来往往,可能几个小时就过去了。结果还可能没讨论出结果。
作为职场人,我们时间都是非常宝贵的,假如总是参加一些低效或者无效的会议,会让人觉得厌烦,而低效无聊的会议将会严重侵蚀高管们的领导力。
如何提高会议效率,帮助员工明确工作方向?这是今天毕老师想和大家讨论的话题。
让有必要的人参加,用数据支撑观点
苹果教父史蒂夫·乔布斯以前在参加苹果广告代理商洽谈会时,看到一个生面孔后问了她的姓名,也听了解释,不过仍礼貌地请她离开。他的话掷地有声,“在这场会议中我认为我们不需要你,谢谢”。参加会议只需要让有必要的人参加,其他人不论地位如何,没有必要就不用参加会议。乔布斯认为,太多的人和声音会妨碍精简核心想法的产生,造成适得其反的`结果。
因为我们打多数会议是用来作决策,通常会涉及到讨论。假如每个提出新思路的人能够提供支撑自己观点的数据,这样能够节省很多时间。基于数据也会减少糟糕假设的数量,避免浪费不必要的时间和资源。
把会议时间缩短一半,提高会议效率
很多的会议,有时候讨论的是不重要的东西。安排一个1小时的会议,你会刻意去把这些时间填补。当我们将时间缩短,就会强迫自己把重要的内容言简意赅地表达出来,提高会议效率,聚焦重点。
主会人要把控会议进度和方向
脸谱网“女王”雪莉·桑德伯格参加会议时,都会随身携带一个笔记本,记录着会议讨论要点和行动项目的详细清单。随着会议的进展,她会一条条勾掉清单中的项目,当每个项目讨论完成后,就会撕掉那一页笔记,会议到此结束。
我们的主会人也应该如此,把有限的精力放在如何掌控会议方向上。当内容偏离了回忆主题,及时发现提醒;把控好会议进度和方向,为成员答疑解惑,给予疏导。
与会人员会前提交想法,会中共享信息
开会时,不要总是主会人发命令、安排计划,这样与会人员参与度很低。一定要保证预留部分时间,让大家发表意见,带动参会者参与讨论。
另外,预期让与会人员会上即兴说出想法和建议,不如让大家事先提交想法,让更多人的意见得到倾听,也能收集更多有创意的想法,这样更容易展开讨论。这样也能让内向的员工积极参与会议,节省时间。
组织会议的人最后一个发言
有些老板或经理很喜欢开会自己把所有想法和观点说出来,然后再让大家讨论说建议。这样很多员工都会下意识地听从,得不到其他的新建议新想法。再让大家在会议上提建议,很多时候是得不到答复的,也起不了讨论的效果。
因此,会议组织者先听完大家的想法,然后再发表自己的意见。
鼓励员工自己设定工作目标
主动的情绪能够营造健康良好的办公氛围,与其让员工们被动地接受命令,执行工作,不如鼓励员工自己设定好工作的目标。积极主动的态度,能让员工更加有效完成任务,克服困难。注意要求他们在给这个承诺加一个时间限制和进度表,让这个承诺无懈可击。
会议是指有组织、有目的的言语沟通活动方式,德鲁克在《卓有成效的管理者》里说,凡是会议过多,一定是管理出了问题。而无效的会议也是管理出了问题。
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