总结会会务操作要点
总结2.42W
1.确定会议的规模
1)效率
会议的规模直接制约会议的效率。也就是说,会议人数越少,会议所花的时间就越少,会议效率就越高;反之,会议人数越多,意见越不容易集中,会议时间也越长,效率就越低。所以必须注意一点,人数越多就可能出现懒于思维者。因此,除了发布性会议和必须举行的大规模会议之外,要尽可能地控制与会人数。
2)成本
会议规模与会议成本两者构成正比关系,规模越大,动用的人力、物力、财力就越多,会议成本也就越高。在确定会议规模时,先要考虑清楚预计的会议成本,做到量力而行。除了考虑会议的显性成本外,还要预算一下隐性成本。
3)效果
会议的规模与会议的效果密切相关。有的会议保密性较强,必须严格控制与会人数和会务人员,以防会议内容的'扩散。有的会议要求造成声势,扩大影响,需要达到一定的规
模才能产生效果。需要加强注意的是,盲目追求规模定会产生不良影响和效果。
4)场地
一般来说,规模决定场地,但由于场地的限制,规模必然受到相应的限制。因此,决定会议规模之前应当先考察场地条件。
2.确定会议的时间
1)需要把握的原则
会议的时间问题首先是一个准确把握会议召开时机的问题,具体包含3方面含义。
(1)时机必须成熟。如果说会议的目的是为了解决问题,那么解决这些问题的时机成熟与否,则是会议的组织者在确定会议时间时,不得不首先考虑的因素。只有当解决问题的条件充分具备,时机完全成熟时,适时召开会议,才能水到渠成,瓜熟蒂落。时机未到,条件不具备,宁可推迟会议,否则,会议的效果就得不到保证,甚至还会适得其反。
(2)及时召开。当问题迫切需要解决,条件也已具备,时机已经成熟时,会议应及时召开。拖而不议,则会错失良机,贻误工作。
(3)会议时间要合理。合适的会议时间一是指会议召开的时间富有意义,能烘托会议的主题。例如,纪念性会议放在纪念日举行最能突出其主题;庆祝性、招待性会议安排在相关节日前夕召开效果最佳。二是指会议召开的时间有利于推动工作。例如,总结工作、安排计划的会议应当在工作完成之后、计划开始之前举行;工作性例会,如党委、厂长经理办公会等,一般安排在周一或周五。三是指举行会议的具体时间应当符合人的生理和心理规律,注意劳逸结合。
2)需要注意的问题
(1)会议的主要领导人、嘉宾、报告人是否能在这一时间参加会议。
(2)会议的各项组织和准备工作是否能够完成。
(3)学术性会议、招标性会议、论证会、听证会等与会者是否有足够的时间准备提交相关文件或发言材料。
(4)会议的具体日期一定要考虑周到,是否同与会者的民族风俗不符或有可能伤害与会者的宗教感情。由法律法规、组织章程或议事规则明确规定会期的,应当严格按规定的会期召开,非特殊情况不得提前或推迟。
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