公司里使用电子邮件沟通比使用QQ等通讯工具的好处是哪些?
这个是否跟公司的业务性质、规模等有关系?其实使用邮件交流节约自己的时间也节约别人的时间。我们来看看。
“邮件服务为什么没被即时通信服务打败”这个问题刚好之前我们讨论协同工具的时候讨论过,哈哈哈
除了大家提到的“延时性”、客户端随意性什么的问题以外
深度使用的时候这两种产品,从他满足的使用场景上就是有很明确的区别:
1、转发/抄送
即时通信工具起源于点对点,群组功能大都是割裂的`,以qq为例,你跟人聊事情,聊了一半要其它人协助,就得把人拉进来多人会话,等他确定,还要把事情重新说一次,回头找聊天记录还难;或者放到群里喊一堆人七嘴八舌。
而邮件是完整的解决了这个问题,别人找你办事,不归你管的直接转给别人,补上两句话;归你管的处理完了,抄送老板。这就是一个杀手级的应用别的产品彻底办不到,或者不愿意办。
2、内网跨系统协同
同样是起源问题。企业IM到近年才较为受重视,之前都是互联网的通用产品。企业用户会需要为自己公司内部维护一套“关系”,成本高不说,安全性没保证,也没人保证同步。
而邮件服务早早的进入企业,每个企业都自建邮箱,可以自己维护邮件组,推送信息,还有exchange的全球通讯录帮你查询人员,还可以整合日历,和其它内部系统对接。
相当于是有人帮你保持一套“社交网络”,把你网在里面。所以企业内部的沟通,邮件服务还是被认为“正式”的,比即时通信“可靠”
3、复杂环境和跨团队协同
在国际部门工作4年后,我需要补充一点,在复杂场景下,信息的“完备”压倒了“快速、交流、低延迟”等需求,所以这时候邮件压倒即时通信。例如:
-跨国带时差的任务委派。这种情况下甲乙双方其实希望的是“不要交流”,因为沟通本身的成本被放大了很多,可能远远超过任务执行的成本。最好的模式是发一个完整的1-2-3步骤指南,然后对方返回执行结果。即使中间有误解,很多时候“执行-纠错-再执行”的成本比“交流弄清需求-再执行”要低。
更重要的一点应该是:自由。
电子邮件具有全世界通用的协议。所以你可以使用任何一种邮件的客户端,以任何一种方式去查看你的邮件。这个世界上的电子邮件客户端不下千种,他们都以不同的方式去满足了不同需求的人群。
而 IM 呢?它的客户端必然是有限的类型,它对特定人群而言满足的需求并不能满足其它人,从来就没有一种单一的东西能适合所有人。如果一种通讯方式具有某个私有的不公开的界面/接口/协议,那么它就绝不可能让世界上所有人同时满意这句话也适合任何程序。
所以,要说邮件的优势是什么?公开的,统一的通信协议。
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