减员增效与裁员风险的防范
新加坡丰益国际集团 (Wilmar)成立于 1991 年,是亚洲领先的农业综合企业集团,财富 500 强企业。作为一家立足于新加坡的投资控股公司,丰益国际业务活动包括油棕种植、精炼食用油、油籽压榨、消费包装食用油的加工和销售、特种油脂、油脂化学和生物柴油的生产,还有谷物加工和销售。益海嘉里投资有限公司(以下简称益海嘉里)是丰益国际在中国的投资公司,业务涉及粮油加工、仓储物流、内外贸易为主,集煤炭经营、清洁能源开发、房地产等,拥有诸多著名品牌,例如食用油品牌金龙鱼。
首先,公司财务人员的数量以几何倍数增长,人力、办公成本激增。同时,新增加的财务人员的工作量仅仅集中在基础核算、分析、预测、管控等基础工作上,并不能给公司的核心价值和业务价值带来提升,财务人员的整体素质有待加强,健全、有序、高效的工作体系亟待建立。
其次,由于涉及业务较多、地域较广,公司产品线过多,缺少标准统一的业务流程,缺少实操性指引手册,无法保障基础核算口径和作业流程一致;
第三,新建、收购以及并购的企业,无法快速植入财务管理模式,由此带来管理成本上升;
第四,尚未形成大信息系统,系统架构不清晰,技术应用缺乏;企业的SAP系统对业务灵活度变化缺乏支持,系统搭建缺少网络分析。
以财务为导向,推动企业的'业务模式发展,始终是益海嘉里的定位。之前,益海嘉里已使用 SAP 建立其核心财务系统,但是益海嘉里所收购的众多本地油品生产商,使用的是不同的财务系统。如何维护数百万的扫描财务文档以支持公司的财务日常工作?如何建立企业级的以内容为中心的业务流程管理平台以支持其所有财务相关的工作流,使其能够轻松整合他们的财务系统 SAP?如何提取业务规则,提供给财务相关人员,并且轻松地与工作流整合?为了实现财务的集中式控制及管理、减少财务开支、提高财务效率,企业领导很快决定,集团必须建立统一有效的产线管理模式,即通过搭建财务共享服务中心,实现减员增效、防范风险的目标。
IBM作为全球领先的IT企业和服务提供商,拥有成熟领先的团队协作能力,在企业级架构和咨询方面拥有强大的能力,并具有成熟的财务共享服务中心解决方案和多个客户成功案例。凭借完整的解决方案和整合领先的服务能力,益海嘉里于2011年7月最终选择IBM企业内容管理解决方案(ECM)中的IBM高级案例管理(ACM)解决方案搭建财务共享服务中心,该方案可以有效管理财务相关文档及影像的完整生命周期;功能齐备的业务流程管理与企业规则引擎相集成,协调了财务相关的工作流和规则;此外,强大的集成能力,完美实现与财务系统 SAP 的集成。
企业在处理案例时,会在案例的整个生命周期内收集大量的信息。但是,不同软件、不同部门间的信息往往不能共享,设计、管理、生产信息的孤立,势必给企业在处理案例时带来诸多不便。IBM高级案例管理解决了这一问题。它能够围绕案例收集和组织相关信息,提供一个将信息、流程和人有机统一在一起的案例全景视图。这样,影响案例管理的各个因素一目了然,大大增强了决策的针对性和全局性。此外,IBM高级案例管理能够将业务人员和案例应用决策者最大程度地融入到应用程序的开发和部署中来,基于他们对案例应用的理解,加快软件转化为商业价值的速度。IBM高级案例管理能够捕获行业中的最佳实践并转换为框架与模版,并提供全新的案例应用开发工具以及面向业务的工具套件,业务人员和决策者通过拖拽方式即可完成用户界面开发,在提高开发效率的同时,业务和IT结合得也更加紧密。
IBM为益海嘉里提供的高级案例管理解决方案包含几大特性和优势:基于统一的平台架构,拥有丰富的架构设计工件;采用集中式控制、分布式部署影像中心存储整个公司的财务文档(如财务票据扫描件),支持所有财务相关的事务;灵活的财务工作流:内容、流程和规则整合的最佳实践,提供了完全灵活的财务工作流以支持不同的生产商。 此外,流程将能得到优化,具体包括:流程分析、业务活动监控、员工 KPI。
通过财务共享服务中心的实施,企业财务流程的分工更加专业化——主要核算工作规范设立在共享服务中心,使得本地财务人员集中精力于决策支持与业务发展工作,逐步转变为业务合作伙伴,帮助业务持续改善。财务可共享模块工作范围包括了:总账、固定资产、员工薪酬/费用报销、资金结算、应付账款、应收账款。涉及文件传递及管理(资料与发票收发、凭证归档)、服务管理(服务等级协议维护、内外部问题响应)、系统支持(影像系统、工作流系统)。
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