如何做好机关档案的管理工作

机关档案是机关工作的珍贵参考材料。收集管理机关档案，为当前和今后提供有价值的参考依据，是档案工作人员的职责。但是，由于管理条件差、人员不稳定等原因，机关档案管理工作受到很大制约。

　　一、机关档案管理工作存在的问题

（一）保管条件落后。随着经济发展和社会进步，多数机关单位办公场所紧张，没有规范统一的专用档案室;有的单位档案室与办公室合二为一，办公室放几个资料橱，就摇身一变成了档案室;有的档案室与仓库混为一谈，档案没有多少，桌椅板凳、报纸杂志等杂物却堆满房间，汗牛充栋;有的“六防”设施不配套，档案材料霉变、虫蛀、查找困难和遗失等现象时有发生。

（二）档案管理分散。一些机关下属科室均设有兼职管理人员，档案分散管理，兼职档案管理人员一身多任，各自为政，投入档案工作的精力有限，而且由于工作不专业、业务不熟悉，无法对档案进行科学有效的管理，造成文件材料收集不齐全、不完整，档案管理难以实现规范化、标准化和长期化。

（三）管理水平不高。一方面，档案管理缺乏制度保障。有的机关档案管理制度不健全，管理混乱;少数有制度的，也缺乏针对性和可操作性;还有的没有相关配套实施办法和检查考核措施，制度成为一纸空文，纯属纸上谈兵。另一方面，档案管理缺乏现代化手段。随着计算机的普及，不少机关单位开始运用计算机及网络技术管理档案，相当一部分档案管理人员还实行手工收集、手中操作、手工检索，利用现代化技术设备的水平不高、范围不广，不利于档案的收集、编研、开发利用和档案技术支撑作用的充分发挥。

　　二、存在问题的原因

（一）对档案管理工作认识不足。社会的每一点进步，对档案工作地位的提高和自身发展都会产生巨大推动作用，但档案工作在一些领域尚没有得到足够重视。主要表现为，一些机关领导对档案工作的重要性认识不足，认为档案管理不是单位的主要工作，只不过是抄抄写写、保管性的'事务工作，对创造经济社会效益、完成工作目标任务帮助不大，只要“守好摊”，不丢失，不泄密，能应付外调、查档就行。因此，执行档案管理的相关法律法规不认真、不彻底，导致机关档案管理人浮于事，档案资料收集、整理、归档工作滞后，档案管理工作的作用得不到充分发挥。

（二）档案管理人员素质不强。档案业务具有很强的专业性、技术性、连续性，需要相对固定的工作人员。但现实当中，档案管理人员不稳定，专职少、兼职多，工作缺乏积极性。一是工作不安心。缺乏长远计划和打算，安不下心来，对档案工作的责任心不强。二是学习业务不专心。档案管理人员的素质提升和继续教育没有纳入培训计划和要求，他们认为下工夫学好了业务，也该换岗了，学了也是白学。三是工作不用心。由于档案管理人员调整频繁，大部分兼职人员没有经过专业档案知识培训，对档案的重要性和管理要求掌握不全面、不系统，对档案材料的收集、整理、归档、装订等业务不熟悉，档案收集意识淡薄，交接不认真，往往造成档案管理水平不高，缺乏连续性、衔接性。

　　三、机关档案管理工作的思路

（一）必须引起领导重视。领导重视是搞好机关档案管理工作的关键。要想得到领导的信任和支持，档案管理人员必须提高自身素质，搞好工作协调。一要爱岗敬业。热爱档案岗位，学好业务知识，提高管理水平，干好本职工作，以出色的工作业绩，引起领导的关注和支持。二要强化宣传。采取多种形式，搞好《档案法》、《保密法》及有关法律法规的宣传，使单位上下充分认识到档案工作的重要意义。同时，积极向领导建议，将档案室基础设施建设、设备配置、档案保护、人员培训等列入本单位发展规划，并根据工作需要拨付经费。三要树立服务意识。围绕单位中心工作，及时、准确地为领导和相关科室、部门提供档案信息服务，提升档案管理工作影响力，推动档案管理工作顺利开展。

（二）必须健全机构机制。健全的机构和机制是搞好机关档案管理工作的保证。机关单位在成立业务科室的同时，要相对固定兼职档案管理人员，人员调整时必须认真做好档案资

料的交接。同时，要建立健全档案工作管理机制，完善归档、保管、鉴定、利用等制度，明确岗位责任制，确保档案业务规范执行;要理顺机关科室和档案室之间的关系，逐步推动档案由多头分散管理向集中统一管理转变;要将档案工作与业务工作置于同等重要的位置，与业务工作同计划、同布置、同检查、同落实，充分调动档案管理人员的工作积极性。

（三）必须提高从业人员素质。提高档案人员素质是搞好机关档案管理工作的基础，必须在提升档案工作的生命力、档案事业的保障力、档案队伍的战斗力上动脑筋、下功夫。一是加强机关档案人才队伍建设。拓宽人才培养渠道，有针对性地选择综合素质好、发展潜力大、责任心强的人员进行教育培养，引导他们从事档案管理工作，关心他们的工作和生活，充分发挥他们的积极性和创造性。同时，要抓好智力引进工作，注重引进档案专业人才或公开招录档案学、汉语言文学、历史学、计算机等专业人才从事机关档案工作，壮大机关档案人才队伍。二是加强档案管理人员业务培训。档案管理工作专业性很强，要求从业人员既要有高度的责任感，又要具有一定的专业水平，尤其是具有运用现代科技手段管理档案的基本技能。要经常组织档案管理人员学习《档案法》及其《实施办法》和《管理条例》等法律法规;要强化信息技术、缩微技术、数码复印新技术、相关标准规范和档案基础业务知识培训，优化知识结构，实现理论和实践有机结合;要坚持走出去，学习先进工作经验，增长见识，开阔视野，拓宽思路。三是注重自我提高。档案工作人员要积极探索管理新模式，掌握管理新方法，自觉提升专业水平，实现机关档案管理的规范化、标准化、科学化。