酒店接电话的礼仪通用
一、接听电话要求
1、所有来电,务必在三响之内接答。
2、通话时,听筒一头应放在耳朵上,话筒一头置于唇下约五公分处,中途若需与他人交谈,就用另一手捂住话筒。
3、必要时做好记录,通话要点要问清,然后向对方复述一遍。
4、对方挂断之后,方为通话完毕。任何时候不得用力掷听筒。
5、在酒店内不得打私人电话,传私人电话,家有急事来电,应转到部门办公室,并从速结束通话。他人接听,只代为记录。
二、接听电话时的言谈规定
1、声调要自然、清晰、柔和、亲切,不要装腔作势,声量不要过高,亦不要过低,以免对方听不清楚。
2、不准讲粗言,使用蔑视和侮辱性、网络词语的语言。
3、不开玩笑。
4、多用敬语,注意“请”、“谢谢”字不离口。
5、任何时候不准讲“喂”。
三、来电接听程序
A、问好B、报出你的岗位C、报出你的姓名,具体为:××为您服务D、询问需求
1、总机接听内线电话时按A、B、C顺序执行;总机接听外线电话时,按现行规定执行。
2、前厅部的总台接待、大堂副理、商务中心、礼宾部应按B(英文)、D(英文)、A(中文)、B(中文)顺序执行。
3、其他各部门电话(除部门办公室外)一律按A、B、C顺序执行。
4、各部门办公室接听电话按:A+办公室名称+本人姓名顺序执行。
5、以上各岗位要求除注明外,一律先使用中文,当对方使用英文时应改为英文服务。
四、特殊情况的处理
1、当你正在接听电话,有客人前来要求服务时:
(1)应面带微笑,点头示意,暗示客人你将尽快为其服务。
(2)迅速结束电话交谈,中文讲:“对不起,让您久等了!”对外宾服务时讲:“Thank you for your waiting。”
2、当你正在为客人服务,有电话打进来时:
(1)应面带微笑,向暂时被中断服务的客人讲:“对不起,请您稍候。”
(2)按照接听电话要求及程序接听电话,并尽快结束接听电话。
(3)放下电话后,应立即向被中断服务的客人致歉,讲:“对不起,让您久等了!”对外宾服务时讲:“Thank you for your waiting。”
3、当来电要找的人不在时,我们应询问对方是否需要留言或回电话。
(1)对不起,先生(女士),某某现在不在这里,您是否需要留言服务。
(2)请问您的电话号码、尊称。
(3)做好留言记录,并边记录边重复客人留言,最后复述一遍。
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