职场接听电话的礼仪技巧
1、“铃声不过三”原则
在电话铃声响起后,如果立即拿起,会让对方觉得唐突;但若在响铃超过三声以后再接听,是缺乏效率的表现,势必给来电者留下公司管理不善不好的第一印象,同时也会让对方不耐烦,变得焦急。如果因为客观原因,如电话机不在身边,或一时走不开,不能及时接听,就应该在拿起话筒后先向对方表示自己的歉意并做出适当的解释,如“很抱歉,让你久等了”等。
如果是在家里接听电话,尽管没有必要像在单位里那样及时,但尽快去接听是对对方的尊重,也是一个人的基本礼貌。如果铃响五声以上才去接听,也应向对方表示歉意。老朋友之间尽管没有必要做出郑重其事的道歉,但向对方解释一下延误的原因也是必要的。
2、规范的问候语
在工作场合,接听电话时,首先应问候,然后自报家门。对外接待应报出单位名称,若接内线电话应报出部门名称.
自报家门是让对方知道有没有打错电话,万一打错电话就可以少费口舌。规范的电话体现的不仅是对对方的尊重,而且也反映出本单位的高效率和严管理。
在家里接电话可以有很多选择,规范一点的可以用:“喂,你好!”问候对方。当然在家里接听电话与工作单位接听电话有所不同,在家里,关键是要让对方感到亲切友好,而这种亲切友好主要是通过接听电话的人的语调、语气来体现的,过于规范化的电话反而会让人觉得“公事公办”的冷淡。
例如:电话开门基本话术“您好,,这里是XX,我是小薛,很高兴为您服务。[若两秒没有应答],请问有什么可以为您服务的?”;
找相关人员,“请稍等”,5秒以内,电话人不能接听,须说明“您好,XX很快就来”“您好,XX正在XX,请稍等一阵”。
要找的人不在或不能接听电话时的处理。这里,特别要注意的是,在询问对方姓名前,先告知他要找的.人不在。
例如:当场不能接听电话,“您好,XX正在XX,方便让他等下打给您吗?”[是/否]“好的,我记录了”。
当事人不在,“您好,XX[人]XXXXX,等他来了我让他回给您可以吗?”[是/否]“好的,我记录了”
禁忌:“他不在”、“打错了”、“没这人”、“不知道”等
3、接到错误的电话也应该礼貌应对
接到错打的电话,人们很容易忽略了礼貌问题,甚至很粗鲁,这是因为人们认为错打的电话与自己没有关系。但事实上,并非错打的电话都必定与自己没有关系,有时,对方也恰恰是与自己有重要关系的人。因此,接听电话时,最好每一个电话都讲究礼貌,保持良好的接听态度。
4、要学会记录并引用对方的名字
接电话时,对对方的谈话可作必要的重复,重要的内容应简明扼要的记录下来,如时间、地点、联系事宜、需解决的问题等。在办公室工作的人员,应该有意识的训练自己的听辨能力。
假如对方是老顾客,经常打电话来,一开口就能听出他或她的声音,那么可以用合适的称谓问好:“您好,王经理。”这样一来,会给对方留下特别受到重视的感觉,增强对方对你的好感。
5、应在对方挂电话后再挂电话
电话交谈完毕时,应尽量让对方结束对话。当对方向你说“再见”时,别忘了你也应该说“再见”,并等对方挂了以后再挂电话,最好不要一听到对方说“再见”就马上挂电话,尤其不能在对方一讲完话,还没来得及说“再见”就把电话挂了。若确需自己来结束,应解释、致歉。通话完毕后,应等对方放下话筒后,再轻轻地放下电话,以示尊重。
注意挂电话时应小心轻放,别让对方听到很响的搁机声。
从平时生活中的点点滴滴做起,形成良好的习惯,不要不关心细节,因为细节决定成败。
-
有关职场心灵鸡汤语录82条
我说的帅可不仅仅是长相,更倾向于你的态度,行为。下面是小编为大家收集的职场心灵鸡汤语录82条,感兴趣的一起来看看吧。1、每个男人的背后,都会有一道道的伤痕。2、一、过去不等于未来,没有失败,只有暂时停止成功。二、要成功,需要跟成功者在一起。三、每一分私下的...
-
环境工程毕业生职场规划书范文(通用6篇)
日子在弹指一挥间就毫无声息的流逝,你是否每天忙碌,但成果有限,请好好规划今后的职业发展道路。你知道怎样的职业规划才是适合自己的吗?下面是小编精心整理的环境工程毕业生职场规划书范文(精选6篇),希望能够帮助到大家。环境工程毕业生职场规划书1一、总体规划经过对...
-
如何做好职场规划少走弯路3篇
如何做好职场规划少走弯路1第一步:明晰职业规划,确定职业目标——价值观和人生定位自我的人生价值和角色定位、人生主要目标的设定等等,简单的说就是:你准备做一个什么样的人,你的人生准备达成哪些目标。这些看似与具体压力无关的东西其实对我们的影响却总是十分巨...
-
职场小故事汇编15篇
职场小故事1职场励志小故事:付出总会有回报A对B说:“我要离开这个公司。我恨这个公司!”B建议道:“我举双手赞成你报复!!破公司一定要给它点颜色看看。不过你现在离开,还不是最好的时机。”A问:???B说:“如果你现在走,公司的损失并不大。你应该趁着在公司的机会,拼命去为自己...