高效会议8大原则,你做到了吗?
对于一个职场人士来说,开会是一件司空见惯的事情。据相关调查显示,有18.1%的白领每天参会1-3小时,4.9%表示在3-5小时之间,5.2%表示自己一天的工作时间几乎都在开会。似乎级别越高每天参加会议的时间越长,真的是这样的吗?
现代管理学之父在《卓有成效的管理者》里说,凡是会议过多,一定是管理出了问题,会议运营管理能体现一家公司的管理水平。
频繁、低效、无聊的会议不仅会浪费员工的精力和时间,严重影响员工的积极性,还会严重侵蚀高管们的领导力。如何才能让每次会议都高效呢?毕老师就来和大家分享高效会议的8个原则,看看你是否做到了呢?
为什么要开会?
在说原则之前,首先问大家一个问题:我们为什么要开会?
无非有以下几种:
1.沟通信息。如,上传下达信息、工作进展汇报等;
2.领导布置工作,明确或承诺任务要求;
3.方案的拟写敲定,意见采集;
4.进行方案分析、评审和决策;
5.号召动员大家完成某一项目。
因此不同目的的会议有不同的开法,主会人要提前安排好工作,做好准备。
如何高效开会?
凡是会议,必有准备
会议最大的成本是时间成本,没有准备的会议就等于一场集体谋杀。
因此,为高效会议打下基础,需要提前做好充分准备。比如,明确会议目的,确定会议人员,准备相应材料。提前告知参会人员做准备,思考会议想法。同时,开会组织在要提前到达会场测试所有开会设施等。
凡是会议,必有主题
开会必须要有明确的会议目的,没有主题和流程的会议,或者议题过多,都是导致会议低效的根本原因。
因此,组织者要明确好主题,通知有必要的人员,集中讨论高效解决。在专题会议中,主题只要一个;综合性会议中,议题不要超过三个,议题越多,参加人数越多,导致效率就越低。
凡是会议,必有纪律
俗话说,无规矩不成方圆,会议主持人在会前通知时说明会议纪律,提醒迟到要处罚,不能在会议中私下讨论,开小差,遵守会议流程和规则,这样对我们会议开展很有帮助!
凡是会议,必有议程
很多主会人在组织开会时,都是简单粗暴地告诉参会人员要开会,请准时参加。比如,“周五我们开个会,讨论一下年会的事情!”
参会人员虽然知道主题,但具体要讨论什么不清楚。正确做法应该是这样:
周五我们开个会,讨论一下年会的事情。议程如下:
1、参会员分别用3分钟时间汇报各个部门领导对年会的需求;
2、大家一起讨论并汇总一下今年年会必须关注的5个点,时间是30分钟;请大家提前准备相关内容,准时参会。”
这样明确清楚的会议议程,可以让参会人员了解会议的目的、时间、内容,让他们有充分的时间准备相关的资料和安排好工作。对每个议程定了大概的时间表,让人看得更加严谨,会严格遵守。
凡是会议,必有结果
要知道,开会的目的是解决问题,如果会议最后结果是“待定”,将那就是在浪费大家时间,这样是非常低效的。会议结束,必须有结果。或者说,需要跟进的事项,必须要确定下一步的行动计划。
这需要主会人把控好会议进度和方向,出现偏离会议主题或者??氯叱じ椒⒀裕??笆碧岢鎏嵝选?/p>
凡是开会,必须守时
有一些人工作非常拖沓,开会也是经常迟到,这样会影响大家的进度。守时,也是对别人的一种尊重。
有人列举过一条公式:
时间成本=参加会议的人数×(与会者的准备时间+与会者的旅途时间+正式会议时间+会议休息及耽搁时间)。
因此,开会一定要准时,每项议程也要有大概的时间限制,不能讨论过久影响其他议题。
凡是开会,必有记录
一个完整的'会议,必须要安排专人做好会议记录。因为大部分参会人员都只会记录或者记住自己关注的内容,其他内容不怎么关心。专人的会议记录,需要记录会议的议题、议程、时间、地点、参与人、主持人、记录人、出勤情况、发言情况、决策情况、待追踪事项、需要完成时间及要求、会议附件等。
当然,这需要我们记录人员要做到反应快、写字快、知识面广,记忆力、组织能力、倾听能力以及总结能力都很强的人来做。
凡是会议,必须追踪
散会不追踪,开会一场空,会后的追踪非常重要。会后,我们要对会议中的每项决策进行跟踪及检查,发现又意外及时调整,确保会议上讨论的事情能够落实到位。
有人说,衡量一个会议是否有成效,一是要看会议是否能够形成有效的决策,二是要会后的决策是否能在规定的时间内实现。
记住三个简单又有意义的公式:
①开会+不落实=零
②布置工作+不检查=零
③抓住不落实的事+追究不落实的人=落实。
以上就是毕老师给大家整理的8个高效会议原则。请问你有做到了吗?如果还没,那就从今天开始吧,一点点改变,让你的会议更加高效,节省时间!
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