HR须知：规章制度答疑的几个问题！

1、规章制度的合理性与不合理性给企业带来的风险。

企业的规章制度是体现企业与劳动者在共同劳动，工作中所必须遵守的劳动行为规范的总和。依法制定规章制度是企业内部的"立法"，是企业规范运行和行使用人权的重要方式之一，企业应最大限度地利用和行使好法律赋予的这一权利。聪明的企业都看到了这一点，但实践中还有很多企业并未对此予以重视，认为反正有国家法律，法规，出了事按国家法律，法规处理就行，其不然卖国家法律，法规是大法，不可以针对某个单位的具体情况，而企业的具体是千变万化的。成功的企业多制度其效果是使企业运行平稳，流通，高效，并可基本上防患于未然。俗话说："不成规矩，何以成方圆"，成功的企业及规章制度，50%更是直接因它而产生。

可以说规章制度的主要功能是：规范管理，能使企业经营有序，增强企业的竞争实力；制订规则，能使员工行为合矩，提高管理效率。

2、规章制度在劳动争议案件中作为证据使用，存在的风险？

（1）注重程序合法化

a.成立职工代表大会，健全工会组织，发挥工会桥梁和监督作用。法律规定用人单位在制定、修改或者决定有关劳动报酬、工作时间、休息休假、劳动安全卫生、保险福利、职工培训、劳动纪律以及劳动定额管理等直接涉及劳动者切身利益的规章制度或者重大事项时，应当经职工代表大会或者全体职工讨论，提出方案和意见，与工会或者职工代表平等协商确定。

b.扩大规章制度范围的外延，凡是直接涉及劳动者切身利益的规章制度或者重大事项，均纳入应当履行民主制定程序的范围，以避免规章制度因程序违法而无效。

c.企业要严格执行规章制度制定修改应履行的民主程序，这个程序分为两个步骤：第一步是经职工代表大会或者全体职工讨论，提出方案和意见；第二步是与工会或者职工代表平等协商确定。一般来说，企业建立了工会的，与企业工会协商确定；没有建立工会的，与职工代表协商确定。

d.履行公示或告知程序。履行公示或告知程序方面，可用公司网站公布、电子邮件通知、公告栏张贴法、员工手册发放签收记录、规章制度培训签到记录、规章制度考试试卷、用工录用表确认等等

（2）注重实体合法化

由于我们目前劳动力市场供过于求的现象比较严重，用人单位在招工和用工方面处于强势地位。为了避免用人单位在制定规章制定上走过场，虽然程序上达到要求，但实质上侵害劳动者权益的情况出现，法律规定了规章制度违法的法律责任。即：违法违规的规章制度无效，劳动者不仅可以随时通知用人单位解除劳动合同，给劳动者造成损害的，用人单位还要承担赔偿责任。如有的企业劳动规章制度规定"劳动者自愿不缴纳社会保"、"加班是对公司的一种奉献"、"双职工，一方解除劳动合同，另一方必须同时终止"、"禁止公司员工恋爱结婚，否则一方必须立刻离开公司"等等，这类规章制度由于和法律相抵触而无效。所以，企业要对已经存在的规章制度，按照现行的有关法律法规和劳动政策进行合法性审查，对本单位的规章制度进行严格地梳理、修改。并根据不断新出台的法律法规和劳动政策，对规章制度进行及时修改、补充。

（3）注重内容的量化、程式化、系统化

这是用人单位最容易忽视而恰恰是最重要的地方，一个好的规章制度可以帮助用人单位提高劳动管理效率，而一个差的规章制度则形同虚设。规章制度中不能使用 "经常"、"严重"、"重大"等含糊、歧义的文字表述，应尽可能地量化具体的`要求或者适用的情形。如经常是指多次，何种程度为严重，多大为重大等。

对于一些无法量化的要求和适用情形，则可以选择程式化的方式。一些轻微违反劳动纪律的情况，因为尚不构成严重违反，用人单位难以解除劳动合同，但劳动者屡屡违反，用人单位觉得不知如何处理。比如劳动者在上班期间从事一些与工作无关事务，打私人电话、上网娱乐、看小说等等，这些行为在规章制度中难以穷尽，且情节一般比较轻微，但对于劳动者屡屡触犯的情况，则可以在规章制度中设定，用人单位一经查实，给予书面警告，三次书面警告以上的视为严重违反规章制度。这种程式化的设定，使得规章制度全面而具有操作性，便于用人单位在行使劳动管理时，真正地有"章" 可依。

最后，规章制度的系统化也是非常重要的。比如，规章制度规定"劳动者不符合工作要求，用人单位可以解除劳动合同"，而在具体的规章制度中又没有规定劳动者的工作要求或者岗位职责的内容，因此，此种情形用人单位解除劳动合同的权利只是一纸空文。

（4）注重证据意识

用人单位在制定和依据规章制度行使工作管理权时必须具备证据意识，以防发生纠纷时企业举证不能的风险发生。在规章制度制定方面，需要保留已经履行好法定程序的证据，如会议记录、讨论、协商的经过等等书面证据。如经过与工会协商的，协商的会议纪要经工会盖章，工会主席签字确认。在履行告知程序方面，需要保留已告知的证据，如公司网站公布法、电子邮件通知、公告栏张贴法、员工手册发放签收记录、规章制度培训签到记录、规章制度考试试卷、用工录用表确认等等。在依据规章制度处理或者解除劳动合同方面，需要保留违规调查方面的证据。